Configurer mes plages horaires/services

NB: dans le cas d'un restaurant, le terme Plages horaire est remplacé par Services et le terme Personnes est remplacé par Couverts.

Pour configurer vos plages horaires, vous devez cliquer sur Configuration, aller dans l'onglet Plages horaires puis cliquer sur le bouton Ajouter une Plage horaire en haut de la page.

Pour chaque plage horaire/service, vous devez renseigner :

Catégorie : il s'agit du type de plage horaire ou de service pour un restaurant (midi, soir, brunch ou autre).

Nom de la plage horaire : il s'agit du nom que vous allez renseigner pour reconnaitre la plage horaire. Par exemple "Semaine Lu-Ve" si ce service concerne les jours de la semaine du lundi au vendredi.

Jours actifs : il s'agit des jours pour lesquels cette configuration de plage horaire est active.

Heure de début de la plage horaire : il s'agit de l'heure de la première réservation possible.

Heure de fin de la plage horaire : il s'agit de l'heure de la dernière réservation possible.

Créneaux disponibles à la réservation : il s'agit des créneaux qui apparaîtront comme choix pour les clients qui réserveront depuis le module de réservation de votre site web. Vous retrouverez également ces créneaux sur la plateforme lorsque vous ajouterez une nouvelle réservation téléphonique ou de passage.

Nombre de personnes maximum par plage horaire : Cette valeur sera prise en compte pour le calcul de confirmation des réservations.Si vous activez le remplissage automatique en fonction de votre plan de salle, cette valeur sera tout de même prise en compte pour limiter le nombre de personnes de la plage horaire.Si vous activez la rotation, la capacité d'accueil est considérée comme étant la capacité en temps réel (par exemple pour un restaurant : 20 couverts en même temps).

Configuration des créneaux : Pour mieux gérer les réservations dans votre établissement, Y-Services vous permet de limiter chaque créneau disponible à la réservation à un nombre de personnes maximum, ou bien un nombre de réservations maximum. Par exemple, mon établissement dispose de 30 places pour chaque plage horaire (nombre de personnes par plage horaire). Néanmoins, pour répartir l'arrivée de mes clients, je souhaite n'avoir que 10 clients maximum à 19:00 puis 10 autres à 19:30 et enfin 10 à 20:00 (configuration du nombre de personnes par créneaux). Je peux aussi limiter de la même manière les arrivées au nombre de réservations. (configuration du nombre de réservations par créneaux).

Prise de réservation : Vous pouvez soit continuer de prendre des réservations alors que la plage horaire a déjà commencé, soit bloquer les réservations X minutes avant. Par exemple, si la valeur saisie est 60, la réservation sera fermée pour cette plage horaire une heure avant le début de celle-ci. Les clients ne pourront réserver que pour les plages horaire suivantes.

Délai d'annulation : il s'agit du délai maximum pour lequel vous autorisez l'annulation de la réservation par le client. Par exemple, si la valeur saisie est 2, le client pourra cliquer sur le bouton Annuler ma réservation dans le mail qu'il aura reçu au plus tard 2h avant l'heure la réservation concernée. Au delà, son annulation pourra être considérée comme tardive et peut impliquer le prélèvement de l'empreinte bancaire.

Confirmation des réservations : Cette fonctionnalité vous permet de prendre la main sur l'acceptation des réservations. Vous pouvez utiliser la confirmation manuelle, dans ce cas toutes les réservations devront être validées par vos soins. Si vous utilisez la fonction automatique, vous pouvez indiquer des paramètres pour prendre la main que dans certains cas de figure.Si par exemple, la confirmation des réservations est automatique jusqu'à 6 personnes, pour toutes les réservations de plus de 6 personnes, vous devrez les valider manuellement.Pour être en 100% automatique, il suffit de paramétrer la valeur max pour chacun des paramètres.
Si vous choisissez la confirmation automatique, les réservations seront automatiquement validées si elles respectent la capacité totale que vous aurez configuré pour la plage horaire et si elles remplissent les conditions détaillées en dessous.

Vous pourrez alors configurer la confirmation automatique en paramétrant :

Le taux de remplissage maximal pour lequel les réservations sont confirmées automatiquement : cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps en choisissant la confirmation automatique des réservations jusqu'à un certain remplissage tout en évitant le surbooking. Prenons un exemple, si la capacité de votre restaurant sur un service donné est de 30 couverts, et que la valeur saisie dans ce paramètre est de 50%, toute réservation excédent 15 personnes ou qui conduirait à dépasser 15 personnes sera en attente et devra attendre votre validation (si vous avez déjà 13 personnes qui ont réservé et que vous avez une réservation de 4, le nombre total de réservations excédera 15).

Le nombre de personnes maximal pour lequel les réservations sont confirmées automatiquement. Au delà de ce nombre, la réservation devra attendre votre validation.

Le nombre de minute(s) avant le début du service pour lequel la réservation reste possible : cette fonctionnalité vous permet de prendre des réservations automatiques jusqu'à un certain temps avant le début de la plage horaire, ensuite les réservations passent en attente et doivent attendre votre validation. Par exemple, si la valeur saisie est 60, toutes les réservations passées 1h avant le début de la plage horaire seront automatiques. Au delà, elles passeront en attente.

Bloquer la réservation automatique aux clients ayant X non-présentations(s) (no-shows) : cette fonctionnalité vous permet de passer automatiquement les réservations en attente pour les clients ayant déjà effectué des non-présentations. Si la valeur saisie est 1, tout client qui aurait déjà effectué une non-présentation dans votre établissement ne pourra réserver de manière automatique même si les conditions ci-dessus sont validées. Le nombre de non-présentations apparaît automatiquement à côté du nom de la personne dans la liste des réservations en attente. Vous aurez donc la main pour accepter ou non la réservation.

Rotation des tables : Pour maximiser le nombre de réservations dans votre établissement, vous pouvez activer la rotation des tables afin de ré-attribuer une table au cours d'une plage horaire/service. Vous aurez alors à définir le temps moyen à table pour les réservations de X personnes. Par exemple, je définis le temps à table pour les réservations de 2 personnes à 1h30. Une table de 2 personnes est réservée pour 12:00. À 13:30, cette table sera de nouveau possible à la réservation.

Vous pouvez créer autant de plages horaires que vous le souhaitez.

Information importante : Prenons l'exemple d'un restaurant. Si vous souhaitez mettre en place deux services pour un samedi midi par exemple et que vous souhaitez affecter des quotas à chacun de ces services, vous devez créer 2 services. Pour reprendre notre exemple, si vous proposez deux services : un de 12h à 13h30 et un de 13h30 à 15h, avec chacun 20 couverts disponibles, vous devez créer ces deux services indépendamment pour pouvoir affecter le nombre de couverts à chacun de ces services.

Si vous créez un seul service, et que vous mettez en capacité 40, vous risquez d'avoir du surbooking. Si au contraire vous mettez 20 couverts, vous risquez de ne pas optimiser le remplissage du restaurant.

Pour les prestations & options (ou Menus & options pour un restaurant) que vous pouvez sélectionner sur la page suivante du formulaire de création d'une plage horaire la documentation se trouve ici: