Le fonctionnement du plan de salle automatique
Le plan de salle, ou plan de table automatique vous permet de placer automatiquement les réservations sur vos tables.
Après avoir configuré votre plan de salle, l'algorithme effectue des calculs complexes afin de déterminer quelle attribution est la plus adaptée au planning de réservation.
L'algorithme commence par définir l'ordre dans lequel les réservations seront traitées, puis l'ordre dans lequel les tables seront attribuées. À partir de ces informations, il attribuera chaque réservation à une table.
Définition de l'ordre de traitement des réservations de l'algorithme
La priorité de traitement est définie selon les critères suivants, classés du plus important au moins important :
- Le PAX de la réservation. Les réservations de groupe sont les plus difficiles à placer. Pour cette raison, les réservations dont le PAX est le plus élevé font l'objet d'une priorité de placement. Les réservations dont le PAX est plus faible (réservation pour 2 personnes par exemple) sont moins prioritaires sur la placement car plus faciles à placer.
- L'horaire de début de la réservation. Les réservations commençant le plus tôt dans le service seront prioritaires par rapport aux réservations commençant plus tard au sein du même service.
- L'horaire et la date de prise de réservation. Si plusieurs réservations ont le même PAX pour le même horaire de réservation du même jour, c'est l'horaire et la date de prise de réservation qui les différencie. La réservation, qu'elle soit manuelle ou web, prise le plus tôt sera prioritaire sur les autres.
Définition de l'ordre d'attribution des tables par l'algorithme
La priorité d'attribution est définie selon les critères suivants, classés du plus important au moins important :
- Le type de tablée. Les réservations se placeront en priorité sur des tables. Si aucune table ne peut accueillir la réservation, alors l'algorithme étudiera le placement sur un groupe de tables. Au sein de ces groupes, l'algorithme choisira d'abord les groupes utilisant le moins de tables nécessaires. Par exemple, une réservation pour 8 se placera en priorité, et si le plan de salle le permet, sur une table pouvant accueillir 8 personnes. Si aucune table de 8 n'est disponible, alors cette réservation se placera sur un groupe de tables alliant 2 tables de 4. Si aucun groupe de 2 tables de 4 n'est disponible, la réservation prendra en dernier recours 4 tables de 2 personnes.
- L'ordre de priorité de la tablée/salle. Lorsque vous configurez votre plan de salle, vous définissez un ordre de priorité pour chaque table, chaque groupe et chaque salle. Par exemple, si plusieurs tables ont des caractéristiques identiques, c'est cet ordre de priorité qui viendra départager la table à placer l'une avant l'autre. Si vous n'avez pas prêté attention aux ordres de priorité définis lors de la configuration, nous vous invitons vivement à vérifier votre configuration. Vous trouverez de l'aide à ce sujet dans l'article "Configurer mon plan de salle" – section "Définir les ordres de priorité".
- L'adaptabilité de la tablée. Plus une table (ou un groupe) peut prendre des PAX différents, plus elle est modulable, et moins elle sera prioritaire lors de l'attribution des tables. L'algorithme cherchera à attribuer les tables peu/pas modulables en premier lieu.
Attribution des tables aux réservations
L'attribution des réservations aux tables est définie selon les critères suivants, classés du plus important au moins important :
- L'utilisation antérieure de la table au sein d'un même service. L'algorithme place, dans la mesure du possible, les réservations sur des tables qui auparavant n'ont pas été attribuées au cours de ce même service.
Information importante : Lorsque vous définissez un numéro de table lors d'une prise de réservation manuelle, cette table est exclue du placement automatique. La table est bloquée pour la réservation associée.
Vous pouvez également placer manuellement une table à une réservation par un glisser-déposer en passant par l'onglet Plan de salle. Cette table est également bloquée pour la réservation associée et n'entrera plus en compte dans le placement automatique.